“Foca-te em ser produtivo em vez de estar ocupado.”
– Tim Ferris
Hoje, e cada vez mais, estamos rodeados de uma quantidade enorme de estímulos. As distrações que nos atacam a cada segundo são aos milhares e isso leva-nos a travar uma luta constante, e muito desafiadora, para nos conseguirmos manter concentrados nas nossas atividades prioritárias.
Não sei se já te aconteceu, estás concentrado numa tarefa, p. ex. a preparar um estudo de mercado urgente para mostrar a um cliente, entretanto surge um som no telemóvel…uma mensagem, um novo Reels, um novo vídeo no Youtube, e este é mesmo giro, tem tanta graça que até enviar para uma colega…e perdemos o foco naquilo que estávamos, e precisávamos, de fazer.
Depois ficamos mais uns minutos só a ver mais um vídeo, depois outro que, entretanto, apareceu, e já lá vai mais meia-hora…Isto não te costuma acontecer, eu sei, fui eu a inventar…
A produtividade é uma medida de eficiência do nosso processo produtivo, obtém-se classicamente, medindo as unidades produzidas relativamente às unidades de tempo utilizadas, ou no caso das vendas as unidades vendidas relativamente, mais uma vez, ao tempo utilizado. É uma definição clássica.
Podes achar que a definição de produtividade é um pouco ambígua no mercado imobiliário, podes, claro. E ainda é mais ambígua se o que tu pretendes é arranjar uma desculpa para não teres resultados.
A definição de produtividade deixa ainda mais de ser ambígua se tu viveres com a responsabilidade das tuas ações e dos teus resultados.
Se tiveres que alimentar a tua família sabes bem o que tens que fazer, sabes quanto dinheiro tens que levar para casa. Tu sabes os teus números.
Em Alta Performance temos bem presente que a produtividade não tem a ver com o fazer muitas tarefas, nas ditas unidades de tempo (no teu dia de trabalho), nem estar muito ocupado, está sim relacionada com fazermos as tarefas certas que alavancam o nosso negócio. Fazeres as tarefas que te vão aproximar dos teus resultados, dos teus objetivos. Aquelas que te ajudam a concretizar o teu planeamento, aquelas que nos põem mais comer na mesa.
Isso mesmo, as tarefas de alta produtividade, as que fazem parte do teu planeamento. Para isso, imagina…tem que existir um planeamento. Tu tens que ter um planeamento.
1 – Ter um planeamento estratégico
Nesta incluímos uma dica de Alta Performance.
Para saberes se estás a ir na direção certa, tens que primeiro planear as tuas tarefas. Não ter um plano, é o primeiro passo para não ser produtivo e não ter resultados.
Por isso é fundamental que tenhas um planeamento estratégico. Depois esse planeamento estratégico traduz-se num plano diário, podes também ter o plano mensal e o trimestral (se o plano estratégico está bem feito ele deve permitir fazer os acompanhamentos e controlos intermédios).
É este planeamento que é o teu GPS, a tua estrela Polar, a tua orientação e a do teu negócio.
Não vou agora aqui falar como fazer um planeamento estratégico, mas se queres ter grandes resultados não é utilizando o modelo SMART. Acredita não chega, porque é um modelo pouco visionário, é bom para tarefas “básicas” e de curto prazo. Não para uma visão, ou um sonho grandioso.
Outro ponto importante é que para o teu dia ser produtivo tens que ter um propósito.
Tens que saber claramente o que é necessário fazer, é importante estares consciente do motivo porque o fazes, caso contrário na primeira adversidade “já era”, perdes motivação.
Do planeamento estratégico passamos para o plano de produtividade diária.
O planeamento diário deve ser feito no dia anterior no final do teu dia de trabalho. Tem que conter a identificação das tarefas de alta produtividade a executar no dia seguinte, classificadas por ordem de prioridade.
Por quem espero ser contacto amanhã, quem devo contactar amanhã, fazer um balanço do meu dia (classificá-lo numa escala de 1 a 10, o quanto o meu dia contribui-o para eu atingir os meus objetivos), o que melhor fiz durante o meu dia, o que posso melhorar e, para eu dar nota 10, o que eu deveria ter feito.
Exemplo de folha do planeamento diário.
Do planeamento estratégico em Alta Performance falaremos um outro dia, e de como cruzamos e os executamos, o planeamento estratégico e o plano diário.
Para aumentares a tua produtividade tens que garantir que tens, no mínimo, um plano estratégico e um plano diário.
O planeamento estratégico tem um item chamado “Autoavaliação” que é o que te vai manter alinhado entre o planeado e a execução.
2 – Usar um Planner
Quando se trata a de acompanharmos o nosso planeamento, a melhor forma é utilizar uma agenda de produtividade adequado às tuas necessidades, o chamado Planner.
Acredita que a utilização de uma agenda de produtividade faz toda a diferença nos teus resultados.
Uma opção é implementares um modelo semelhante ao que falámos na dica 1, numa folha word ou excel, e imprimir várias (uma por dia) por exemplo para um mês, ou usar em formato digital.
O nosso Planner de Alta Performance Imobiliária já estará disponível no início de 2023, em e-book para impressão.
É importante que seja prático caso contrário rapidamente vais deixar de usá-lo.
3 – Primeiro tudo ao molho
Não comeces por agendar as tuas tarefas atribuindo-lhes logo um bloco de tempo. O que quero dizer com isto?
Primeiro poe tudo ao molho e depois reorganiza.
Evita fazer o levantamento de tarefas da seguinte forma:
8:00h – Preparar documentos para CPCV;
8:30h – Responder ao cliente do T2 na Lapa;
9:00h – Posicionamento em Alvalade;
10:00 – Agência, ver proposta de clientes para T3 na Av de Roma
…
Qual é o problema da organização das tarefas desta forma?
É importante 1º listares todas as atividades a fazer. Depois agrupá-las, perceber quais as que podem, e devem ser feitas sequencialmente.
Se fizermos 1º a lista podemos agregar aquelas que podem formar agrupamentos lógicos, p. ex. tarefas na rua, tarefas com utilização do computador, etc.
Para aumentares a produtividade tenta organizar as tuas tarefas por temas e executar estes grupos sequencialmente. Desde que faça sentido, claro está.
4 – Fazer pausas
Pode parecer estranho, e até um contrassenso, falar de pausas quando o tema é produtividade.
Mas fazer pausas de forma regular diminui o stress, aumentam a nossa produtividade e a nossa energia.
Cria o hábito de fazer pausas regulares.
Nestas pausas, a cada bloco de 40 a 50 minutos, descansa um pouco, estica as pernas, faz uma meditação para te energizares, bebe água, dá um pequeno passeio se possível.
Quando fazemos pausas curtas ganhamos mais foco, vai também permitir-nos ser mais criativos e reforçar a nossa inspiração, mesmo em situações mais desafiantes.
Quando percebes que estás a perder o foco, quando lês várias vezes a mesma frase, ou tentas mudar a tua atenção para as redes sociais, ou para outro assunto que não a tarefa que tens em mãos, levanta-te, estica as pernas, dá um curto passeio, faz também uma pausa (mas não vás para as redes sociais, caso contrário #já_foste).
Podes ver o meu artigo no Youtube sobre FOCO e a Técnica do Pomodoro, onde falo sobre os blocos de tempo e as pausas, ou ler no meu Blog.
Um breve resumo, blocos de atividade de 40 a 50 minutos com pausas de 5 minutos entre elas, ao fim do quarto bloco de 50 minutos fazes um intervalo maior, normalmente 10 a 15 minutos.
As pausas vão fazer com que voltes para a tua tarefa com mais motivação e com a energia renovada.
Atenção, fazer uma pausa não é ir para as redes sociais, ou mudar para outra tarefa, como ir ver os emails ou fazer um telefonema. Fazer uma pausa é ir beber água, esticar as pernas, fazer alongamentos, meditar, dar um passeio…combinado?
5 – Não ao Multitasking
Um dos maiores inimigos da produtividade é a multitarefa, porque se trata de uma pura ilusão de produtividade.
Pode ser tentador fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas raramente esta forma de trabalho produz bons resultados. A qualidade das tarefas fica comprometida, entregamos e executamos com uma qualidade mais baixa.
Estudos mostram que apenas 2,5% das pessoas conseguem realmente fazer multitaskig. Pode ser que estejas nestes 2,5%, mas o normal é sermos monotasking. É onde se enquadra o comum dos mortais, como eu.
Não é por acaso que não devemos conduzir e falar ao telefone, ou enviar mensagens ao mesmo tempo. O motivo deve-se ao facto que o nosso cérebro vai repartir a sua atenção entre as tarefas em execução, e cada uma delas não recebe a atenção necessário. No final temos duas tarefas executadas de forma “deficiente”, porque se nos concentrássemos só numa toda a atenção do cérebro estava aí colocada.
Estudos revelam ainda que quem executa a multitarefa perde o foco e a capacidade de aprender coisas novas, aumenta a sua sobrecarga criando mais stress e quebras de energia.
“A multitarefa não é humanamente possível” – diz Earl K. Miller, professor de neurociência do Picower Institute for Learning and Memory do Massachusetts Institute of Technology – MIT.
Portanto, faz uma coisa de cada vez, a tarefa vai ficar com melhor qualidade e vai realizá-la mais rapidamente.
A palavra de ordem é “Não ao Multitasking”.
6 – Delega as tuas tarefas
Se és do tipo controlador muito provavelmente tens dificuldade em delegar. Achas que só tu sabes fazer determinadas tarefas daquela maneira, isso mesmo, mais ninguém as faz como nós. Eu também era assim.
Dwight D. Eisenhower — 34.º presidente dos Estados Unidos e general condecorado com cinco estrelas durante a Segunda Guerra Mundial — apresentou uma ideia que mais tarde culminaria na Matriz de Eisenhower.
Num discurso de 1954, Eisenhower citou um reitor que dizia: “Tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”.
Mais tarde Stephen Covey, autor do famoso livro “Os 7 hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, usou as ideias de Eisenhower para desenvolver a popular ferramenta de gestão de tarefas conhecida como Matriz de Eisenhower.
Conheces a matriz de Eisenhower? Deixa-me então fazer as honras da casa e apresenta-la.
As tarefas são classificadas segundo o seu grau de importância, em Importantes e Não Importantes, e segundo a sua urgência, em Urgentes e Não Urgentes.
É com base na interseção destas duas classificações que definimos como vamos abordar cada tarefa do nosso planeamento, ou mesmo tarefas a avulso.
Como classificamos então as tarefas?
Quadrante 1 (verde)
Se a tarefa for Importante e Urgente ela deve ser feita o mais rapidamente possível.
São tarefas que causam stress e normalmente são os chamados “fogos” que fazem com que deixemos de fazer o que temos planeado. A quantidade de tarefas neste quadrante deve ser mínima, porque impedem-nos de seguir a nossa estratégia, o nosso planeamento normal. Se tivermos muitas tarefas neste quadrante isso evidência uma carência estrutural do nosso negócio. Precisas de rapidamente identificar a causa.
Quadrante 2 (laranja)
Se a tarefa for Importante mas Não Urgente ela deve ser planeada. Estas tarefas são normalmente as mais estruturantes para o nosso negócio.
Devem ser a maioria e devem ser executadas a seguir às tarefas do 1º quadrante. São temas que devem estar no teu planeamento estratégico.
Aqui estão as tarefas de Alta Rentabilidade, o core, o núcleo, do teu negócio, são exemplo deste tipo de tarefas relacionadas com angariação de imóveis, com posicionamento.
Quadrante 3 (vermelho)
São as tarefas Não Importantes e Não Urgentes, como deves calcular, se não são urgentes nem importantes são simplesmente consumidoras de tempo, distrações. Estas deves ignorar, e eventualmente mandar fora.
Quadrante 4 (azul)
As tarefas Não Importantes mas Urgentes.
Estas são as tarefas tema desta sexta dica.
Têm que ser feitas, mas não afetam em grande escala o teu negócio, não são tarefas de Alto Rendimento. Estas tarefas podem ser delegadas, dando-te mais tempo para o que é mais importante, para o essencial e fundamental. São exemplo deste tipo de tarefas tratar da documentação de imóveis, ou inseri-los no teu sistema de gestão de angariações.
Delega este tipo de tarefas, se não for possível porque ainda não tens recursos necessários na tua equipa, então aguenta coração, tens que fazer tu a fazê-las!
Mas pensa em arranjar alguém que faça estas tarefas, um assistente.
Quando contratar? Quando te começar a faltar tempo para fazer as tarefas dos quadrantes 1 e 2.
Atenção, que esta deve ser a tua primeira contratação quando queres construir uma equipa e não uma pessoa para fazer o mesmo que tu fazes. Regista esta ideia.
Nesta situação contrata competência, não um amigo. São coisas distintas. Se tiveres um amigo muito competente, então sim, contrata um amigo.
Uma frase que tenho sempre presente e em que acredito plenamente “Sozinhos vamos mais depressa, mas acompanhados vamos mais longe”. Se queres fazer crescer o teu negócio e ainda não tens uma equipa, pensa nisto!
7 – Aproveita quando tens mais energia
Como sabes, a nossa energia, a nossa criatividade, a nossa disponibilidade mental para certo tipo de tarefas, vai-se alterando ao longo do dia.
Uma vez que és tu que geres a tua agenda, sim és tu, não são os teus clientes, deves organizar as tuas tarefas de modo a teres a melhor disponibilidade de energia, e emocional, para cada uma delas.
Normalmente somos mais produtivos durante a manhã, mas se tu sabes que és mais produtivo, p. ex., a seguir ao almoço, então faz as tarefas mais exigentes nessa altura do dia.
Pode ser tentador evitar as tarefas difíceis e demoradas. Isso leva a que nos foquemos nas tarefas mais fáceis porque nos dão uma sensação de vitória, geram a satisfação imediata, a famosa dopamina.
Mas, e as outras, aquelas que até arrepiam só de pensar nelas?
As tarefas difíceis vão sempre existir, e se elas não tiveram no quadrante da matriz “Não importante” e “Não Urgente”, vão mesmo ter que ser feitas.
Então a estratégia é: faz as tarefas mais complicadas na altura do dia em que tiveres mais energia, mais criatividade, na altura do dia em que estás em alta, o que para a maioria das pessoas é logo pela manhã.
Estratégia: Primeiro o mais difícil e mais desafiante.
Organizar as tarefas desta forma é uma excelente maneira de aumentares a tua produtividade, experimenta.
8 – Aprende a dizer Não
Saber dizer “Não” faz parte do nosso crescimento e amadurecimento emocional.
Dizer “Não” pode ser desconfortável, e por esse motivo muita gente diz “Sim” a coisas que, à partida, já sabe que são desagradáveis, ou percebe logo a seguir que o são.
Posteriormente vão começar a lamentar-se, vão ter aquela conversa interna, “Mas por que razão eu aceitei isto?”, “sou mesmo parvo(a)”.
Por vezes, teres dito que “Sim”, quando querias/deverias ter dito “Não” a um colega ou a um cliente, vai influenciar todo o trabalho que já tinhas planeado, e naquilo que eventualmente já te tinhas comprometido com outros clientes.
Ajudarmos os outros, incluindo os nossos clientes, é muito positivo, pode até demostrar serviço, o tal serviço 5 estrelas que queremos dar, mas é importante estabelecermos limites e prioridades. Não faz sentido dizeres “Sim” a uma coisa que vai ter um impacto negativo no teu restante desempenho.
Termos receio de dizer “Não” é muito baseado no medo do que os outros vão pensar de nós, e este sentimento é um grande sabotador.
Como disse anteriormente, é importante desenvolvermos a nossa inteligência emocional, dizer “Sim” é tão importante como saber dizer “Não”.
Não te sintas culpado, tens todo o direito de recusar o que quer que seja que te deixe desconfortável.
Para teres uma excelente produtividade é fundamental estares bem contigo mesmo e dizer “Não” quando é necessário.
09 – Balanço e fecho do dia
Esta é outra dica de Alta Performance.
Trata-se da 2ª parte da folha de planeamento diário que falei logo no início.
É muito importante para a tua produtividade, avaliares o teu dia. Deves refletir como foi o teu desempenho, o que poderias ter feito melhor e o que aprendeste.
Também é importante dares uma nota, de 1 a 10, ao teu desempenho no dia atual. Como achas que foi? Como sentiste? O que fizeste serviu para te aproximar ainda mais dos teus objetivos profissionais e pessoais ou nem por isso?
“O que sentiste” é uma avaliação com alguma subjetividade, mas avalia como tu te sentes emocionalmente em relação ao teu desempenho. Esta autoanálise traz consciência e reforça a nossa responsabilidade. Nas equipas cada elemento deve fazer esta autoanálise.
E por fim, planear o dia seguinte.
Todo este processo deve ser feito nos últimos 15 a 30 minutos do teu expediente, deve ser uma das últimas ações do teu dia.
Planeamento, disciplina, ação, consciência e ajuste, trazem melhores resultados.
Podes não ter conseguido fazer tudo a quilo a que te propunhas fazer hoje, acontece, és humano, por isso perdoa-te.
Vais ter dias bons e dias piores, vais derrapar nas datas e nas tarefas que tinhas programadas, vais-te esquecer da fazer alguma coisa. Acontece.
Amanhã é um novo dia e vais ser melhor.
10 – Quando acabou, acabou
Agora que terminaste o teu dia o resto do tempo é para ti e para a tua família.
Está fechado o dia de trabalho, não tragas o trabalho para casa, a não ser que o teu escritório seja em casa. Tudo tem um início e um fim e o teu trabalho por hoje está terminado.
Este comportamento diminui o teu stress, ajuda-te a cuidar de ti e dos que te são queridos, a teres mais tempo de qualidade, porque tudo isto tem impacto em todo o teu desempenho.
E os clientes?
É importante informares os teus clientes quanto à tua disponibilidade para que não se sintam abandonados. Pode até ser necessários educa-los, e muitos precisam.
Sabemos que uma grande maioria dos clientes não têm limites, acham que os consultores imobiliários são seus empregados. Isto acontece porque não definiste logo de início as regras e os limites.
Um dos 6 pilares da Alta Performance é a Coragem que nos prepara e treina para assumirmos o comando da nossa vida, para fazermos e dizermos o que tem que ser feito e dito. Sempre com a maior das educações.
Deixo-te aqui um link para um vídeo TED, de Laura Vanderkam, sobre tempo livre e produtividade, que acho bastante interessante, espero que gostes.
TEDWomen – Laura Vanderkam: How to gain control of your free time
Dica extra – Tu sabes e eu sei, mas só alguns fazem
Para sermos produtivos temos que estar na nossa melhor forma. Por este motivo cuidarmos de nós e da nossa saúde é muito importante, faz toda a diferença.
Dormir 7 a 8 horas diárias é fundamental, ter uma alimentação saudável, fazer exercício físico, hidratação e cuidares da tua parte mental/espiritual, é o teu pilar para um desempenho acima da média.
Muitas vezes tratamos melhor os nossos clientes do que a nós próprios.
Por isso cuida-te, trata bem de ti, porque tu és a estrela da companhia, se não estiveres bem tudo para.
Podes não ter conseguido fazer tudo a quilo a que te propunhas fazer hoje, acontece, és humano, por isso perdoa-te.
Vais ter dias bons e dias piores, vais derrapar nas datas, vais-te esquecer da fazer alguma coisa. Acontece.
Amanhã é um novo dia e vais ser melhor.
Bom trabalho.
“O céu já não é o limite, são as tuas crenças.”
Um abraço e bons negócios!
